Laporan PENGAMATAN SISTEM KEARSIPAN DI STAIN SALATIGA
LAPORAN
PENGAMATAN SISTEM KEARSIPAN DI STAIN SALATIGA
Disusun untuk memenuhi
tugas Mata Kuliah
Praktek Kearsipan
Oleh :
Nama :
Meita Lusianti
NIM :
7101409297
Prodi :
Pendidikan Ekonomi A. P.
JURUSAN
PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS
NEGERI SEMARANG
2011
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Hampir tidak pernah terdengar di telinga kita ada
organisasi atau perusahaan yang tidak menginginkan kemajuan dalam usahanya.
Sesuatu yang memang tidak akan pernah terjadi sampai kapan pun. Bahkan,
sebaliknya, setiap orang berharap kalau organisasi/perusahaan tempat dia
bekerja berhasil dalam mencapai segala tujuan yang telah ditetapkannya.
Salah satu kegiatan organisasi yang sangat penting dalam
organisasi adalah penanganan surat/dokumen kantor serta bagaimana memelihara
dokumen penting tersebut. Dokumen tersebut sudah seharusnya dipelihara dengan
baik karena dokumen merupakan alat yang digunakan dalam organisasi yang
berhubungan dengan masalah perkantoran. Dokumen tersebut dapat berbentuk
kertas, rekanam, CD, atau bukti lain yang berhubungan dengan masalah
perkantoran.
Kita selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan
pekerjaan administrasi sehari-hari, yang mengakibatkan volume dan jumlah
dokumen yang dikelola oleh organisasi semakin meningkat. Surat yang diterima
dalam suatu organisasi diproses untuk ditindaklanjuti, dan harus
dipelihara/disimpan apabila surat tersebut bersifat penting dan harus disimpan.
Penanganan surat/arsip sering kurang begitu diperhatikan
dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, fungsi arsip
sangat penting bagi kelancaran kegiatan, antara lain dapat dijadikan sumber
referensi bila memerlukan keterangan tertentu, atau dapat dijadikan bukti
sesuai dengan ketentuan hokum. Selain itu, arsip juga dapat memberikan data
atau informasi yang diperlukan pimpinan sebagai bahan dalam melaksanakan fungsi
kepemimpinannya, yaitu dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, dan
pengawasan.
Pentingnya penanganan kearsipan ini semakin terasa ketika
kebutuhan akan penyedia informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat
untuk kepentingan organisasi atau perusahaan semakin meningkat. Penanganan
arsip dapat dilakukan dengan berbagai metode yang telah ada. Pemilihan sistem
kearsipan dianggap penting ketika suatu dokumen tersebut harus dicari dan akan
digunakan kembali sebagai bukti ataupun digunakan dalam kegiatan perkantoran
yang keberadaannya sulit untuk diketemukan kembali. Pada dasarnya, macam-macam
metode penataan kearsipan tersebut diciptakan untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan paparan di atas, hal-hal yang akan kami
analisis adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem
kearsipan yang ada di Bagian
Administrasi Kampus I STAIN Salatiga?
2. Bagaimana kelebihan dan kekurangan
sistem kearsipan di Bagian
Administrasi Kampus I STAIN Salatiga?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuan dari pengamatan
yang saya lakukan adalah:
1.
Mengetahui sistem kearsipan yang ada di Bagian Administrasi Kampus I STAIN Salatiga.
2.
Mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem kearsipan di Bagian Administrasi Kampus I STAIN Salatiga.
1.4. Manfaat Pengamatan
Setelah melakukan pengamatan,
saya memperoleh banyak sekali manfaat yang saya dapatkan. Manfaat tersebut
adalah memberikan gambaran secara nyata sistem kearsipan yang ada di lapangan,
dan kenyataan yang ada memberikan tambahan pembelajaran tentang sistem
kearsipan. Selain itu, pengamatan ini bermanfaat juga sebagai sumber informasi
bagi mahasiswa dalam pembelajaran secara langsung mengenai sistem kearsipan.
Sehingga materi yang telah dipelajari dapat diketahui penerapannya secara
langsung di lapangan walaupun penerapannya masih terdapat kekurangan.
1.5. Metode Pengamatan
Metode pengumpulan data mengenai sistem kearsipan
dilakukan dengan pendekatan survei langsung ke Bagian
Administrasi Kampus I STAIN Salatiga
yaitu melalui pengamatan dan wawancara.
1.6. Teknik Pelaksanaan Tugas
Pelaksanaan pengamatan ini
dilakukan pada :
Hari :
Sabtu
Tanggal : 28 April 2012
Tempat :
Bagian Administrasi Kampus 1 STAIN Salatiga 50721
Jalan Tentara Pelajar No. 2, Salatiga.
Sasaran : Kepala
Bagian Administrasi, Pegawai dan Karyawan Bagian Administrasi Kampus 1 STAIN Salatiga.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Gambaran Umum Lokasi
Pengamatan
Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri
atau biasa disingkat dengan STAIN Salatiga merupakan sekolah tinggi yang
dulunya bernama Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Walisongo Salatiga merupakan
satu-satunya sekolah tinggi Islam yang ada di Salatiga. Dikenal sebagai kota yang
indah, Kota Salatiga memiliki beberapa perguruan tinggi seperti Universitas
Kristen Satya Wacana (UKSW), STIA AMA, Akbid Bakti Nusantara, Akbid Ar Rum, dan
tentu saja STAIN Salatiga. Dengan demikian, STAIN Salatiga menjadi kampus
Negeri satu-satunya di wilayah ini. STAIN Salatiga memiliki dua fakultas
yaitu Fakultas Syariah dan Fakultas Tarbiyah. Sekolah tinggi yang memiliki visi
“Menjadi perguruan
tinggi yang berkualitas dalam mewujudkan keseimbangan kecerdasan intelektual,
kecerdasan emosional, dan kecerdasan spiritual” ini terletak di Jalan Tentara
Pelajar No. 2 Salatiga.
2.2. Hasil Pengamatan
2.2.1. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan
fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.
Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan,
penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,
pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang
mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu,
atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling
berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12)
Sistem
Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja
sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap
pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang
tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang
tepat dengan biaya se- rendah mungkin.
Subsistem
dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan
surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata
kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives
management).
Sistem kearsipan yang di pakai di Bagian Administrasi Kampus I STAIN
Salatiga adalah Sistem Abjad. Sistem Abjad merupakan sistem pengimpanan dokumen berdasarkan
susunan abjad dari A hingga Z. melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan
berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri
dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan. Dokumen yang berupa surat disimpan dalam map-map besar yang diletakkan
dalam beberapa almari. Dalam map-map tersebut, bagian pinggir map tertulis
huruf mulai dari huruf A sampai dengan Z. Banyak sekali lemari arsip yang
tersedia dan siap untuk dipakai, tetapi belum
dimanfaatkan kegunaannya. Untuk surat
masuk dan surat keluar, disimpan dalam sebuah lemari besar. Almari untuk
mengarsip surat-surat penting milik para dosen-dosen juga tersimpan rapi dalam
almari tersendiri.
Pola penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi, yaitu penyimpanan
arsip dilakukan pada unit masing-masing. Unit-unit tersebut yaitu unit bagian
humas, bagian keuangan, bagian kepegawaian, bagian akademik, dan masih ada yang
unit-unit yang lain. Jadi, unit kepegawaian misalnya mengelola kearsipan
surat-surat yang berhubungan dengan pegawai. Surat-surat tersebut diantaranya
surat lamaran pekerjaan dan surat-surat penting milik para dosen.
2.2.2. Kelebihan
Setelah dilakukan pengamatan, kelebihan
dari sistem kearsipan yang di bagian administrasi yang saya temukan adalah:
1. Tersedianya sarana kearsipan yang mendukung,
diantaranya almari, filing cabinet, dan map.
2. Sistem kearsipan sudah berjalan dengan cukup baik.
3. Tenaga kearsipan yang sudah memenuhi syarat.
4. Tempat penyimpanan arsip sudah memenuhi syarat,
sehingga kemungkinan terjadinya kerusakan arsip sangat kecil.
2.2.3. Kekurangan
Adapun kekurangan-kekurangan dalam
sistem kearsipan di tempat yang saya amati yaitu diantaranya:
1. Masih ada peralatan keasipan yang belum
dimaksilmalkan penggunaannya, yaitu filing cabinet. Filing cabinet disana
memang sudah tersedia, tetapi belum digunakan dengan maksimal, karena ketika
saya lihat masih kosong belum ada isinnya, yang ada hanya map-map yang tertata
rapi.
2. Tidak tersedianya kartu pinjam arsip. Arsip yang
dipinjam hanya dicatat di sebuah buku saja, tidak diberi kartu pinjam arsip
sehingga sangat besar kemungkinan terjadinya kehilangan arsip atau tidak
kembalinya surat yang dipinjam.
3. Surat-surat yang sudah kadaluarsa belum
dimusnahkan, sehingga surat menumpuk-numpuk sangat banyak.
2.2.4. Solusi
Solusi yang saya berikan untuk mengatasi
kekurangan-kekurangan diatas diantaranya sebagai berikut:
1. Memaksimalkan pemakaian petalatan arsip yang belum
digunakan, yaitu filling cabinet.
2. Melengkapi sarana kearsipan yang belum tersedia,
yaitu terutama kartu pinjam arsip, agar semua arsip yang dipinjam terkontrol
dengan baik sehingga terjadinya surat yang tidak dikembalikan kemungkinannya
sangat kecil.
3. Malakukan pemusnahan surat-surat yang sudah
kadaluarsa.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi
siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang
tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang
tepat dengan biaya se- rendah mungkin. Sistem kearsipan yang dipakai di
tempat yang saya amati yaitu STAIN Salatiga adalah Sistem Abjad. Sistem Abjad
merupakan sistem pengimpanan dokumen berdasarkan susunan abjad dari A hingga Z.
melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi
kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan
nama badan. Dokumen yang berupa surat disimpan dalam map-map besar yang diletakkan dalam beberapa almari.
3.2. Saran
Saran yang saya tawarkan setelah melakukan pengamatan langsung
adalah:
1. Memaksimalkan pemakaian petalatan arsip yang belum
digunakan, yaitu filling cabinet.
2. Melengkapi sarana kearsipan yang belum tersedia,
yaitu terutama kartu pinjam arsip, agar semua arsip yang dipinjam terkontrol
dengan baik sehingga terjadinya surat yang tidak dikembalikan kemungkinannya
sangat kecil.
3. Malakukan pemusnahan surat-surat yang sudah
kadaluarsa.
Komentar